به عنوان یک مدیر روابط عمومی که سالها در شرکتهای B2B در حوزه ارتباطات سازمانی کار کرده این واقعیت تلخ برایم ملموس و واضح است. تصویر چهار مکعب یخی در انتقال پیام یک یادآوری طعنهآمیز اما واقعی را دارد. یادآوری اینکه گاهی فراموش میکنیم فرایند انتقال پیام چقدر دشوار و چالشی است.
چهار مکعب ارتباطات در انتقال پیام
مکعب یخ اول: «آنچه در ذهن ماست»
در ذهن ما ایدهها شفاف، کامل و براق هستند. دادهها، دلایل و جزئیات همه حاضرند. اما این تصویر فقط در ذهن ما وجود دارد و هنوز به جهان بیرون راه پیدا نکرده.
مکعب دوم : «آنچه قصد داریم بگوییم»
وقتی شروع به بیان میکنیم، بخشی از جزئیات و ظرافتها ناخودآگاه جا میمانند. شاید چون فکر میکنیم بدیهی هستند، یا وقت و حوصله توضیح کامل را نداریم. گاهی هم انتخاب میکنیم که همه آنچه فکر میکنیم را بازگو نکنیم. چون ترجیح میدهیم بخشی از قضاوتها یا احساسات خود را مخفی کنیم. در این مرحله، یخ ما کمی آب شده است. در نهایت بخش انتخابی ما برای انتقال به دیگران همه آن چیزی نیست که در ذهن ماست.
مکعب سوم : «آنچه میگوییم»
اینجا دیگر از آن تصویر کامل اولیه فاصله گرفتهایم. زبان محدودیت دارد، وقت محدودتر است، و شنونده شاید موضوع را در همان قالبی که انتظار داریم دریافت نکند. این مکعب بیشتر شبیه تکهای یخ نیمهذوب است. اغلب اوقات به طور کامل به بیان مناسب، کلمات دقیق و مهمتر از همه زبان بدن و حسی که منتقل میکنیم، تسلط نداریم. گاهی به دلیل استرس گاهی به دلیل دانش کم یا به دلیل زمان کم، کلمه مناسب را پیدا نمیکنیم. در نتیجه قادر نیستیم همه آنچه قصد گفتنش را داریم بیان کنیم.
مکعب چهارم : «آنچه دیگران میفهمند»
فهم و درک مخاطب هم همیشه کامل نیست و از شرایط ذهنی و روانی اون تاثیر میگیرد. گاهی در شرایط مناسب یک جمله چنان بر دل و جان مخاطب مینشیند که تا سالها از یادش نمیرود. گاهی هم بارها مجبورید جملهای را تکرار کنید که تازه توجه مخاطب را جلب کنید، تاثیرگذاری که پیشکش 😉
⭕ واقعیت این است که ارتباطات در سازمانها و در محیطهای کاری موضوعی ظریف و پراهمیت است. تا وقتی مدیر و اعضای تیم قادر نباشند دیدگاه و نظرات خود را به طور دقیق به دیگران منتقل کنند، پروژهها به موفقیت نمیرسند. توجه کنید که در دنیای حرفهای امروز که جایگاه اعضای تیم در حوزههای تخصصی تفکیک شده، گاهی حتی زبان مشترک فنی بین افراد وجود ندارد.
پیشنهاد برای بهبود ارتباطات سازمانی
همدلی برای درک پیچیدگیهای ارتباط و بردباری در انتقال پیام، عملیات را در تیم تسهیل میکند. بیان واضح، دقیق و شفاف از الزامات ایجاد ارتباطات سازمانی مثبت و سازنده است.
🔹 پُل بسازیم، نه فقط پیام بفرستیم. باید مسیر انتقال مفهوم را برای هر مخاطب شخصیسازی کرد.
✅ به بازخورد وابسته باشیم، نه به تصورمان. بعد از انتقال پیام، بررسی کنیم آیا طرف مقابل همان چیزی را دریافت کرده که مد نظر ما بوده.
✅ پیام را چندلایه منتقل کنیم. ترکیب گفتار، متن، نمودار، و مثال عملی باعث میشود یخ کمتری ذوب شود.
✅ زبان مشترک بسازیم. چون اغلب فاصله بین تیم فنی و تصمیمگیرنده تجاری، فاصلهای است که همینجا یخها ذوب میشوند.
🏢 در دنیای کسبوکارهای B2B، چالش واقعی این نیست که چه میدانیم، بلکه این است که چقدر از آن را میتوانیم درست و کامل به دست مخاطب برسانی.
⛔ قبل از اینکه پیام ما مثل تکه یخ، در مسیر ارتباط ذوب شود.
همدلی برای درک پیچیدگیهای ارتباط و بردباری در انتقال پیام، عملیات را در تیم تسهیل میکند. بیان واضح، دقیق و شفاف از الزامات ایجاد ارتباطات سازمانی مثبت و سازنده است.
🔹 پُل بسازیم، نه فقط پیام بفرستیم. باید مسیر انتقال مفهوم را برای هر مخاطب شخصیسازی کرد.
✅ به بازخورد وابسته باشیم، نه به تصورمان. بعد از انتقال پیام، بررسی کنیم آیا طرف مقابل همان چیزی را دریافت کرده که مد نظر ما بوده.
✅ پیام را چندلایه منتقل کنیم. ترکیب گفتار، متن، نمودار، و مثال عملی باعث میشود یخ کمتری ذوب شود.
✅ زبان مشترک بسازیم. چون اغلب فاصله بین تیم فنی و تصمیمگیرنده تجاری، فاصلهای است که همینجا یخها ذوب میشوند.
🏢 در دنیای کسبوکارهای B2B، چالش واقعی این نیست که چه میدانیم، بلکه این است که چقدر از آن را میتوانیم درست و کامل به دست مخاطب برسانی.