چارچوب تصمیم گیری DACI چیست؟

چارچوب تصمیم گیری DACI یکی از سیستم های بهبود فرآیند برای سرعت بخشی نحوه تصمیم گیری یک گروه یا تیم است. DACI مخفف راهبر (D-Driver)، تصویب کننده (A-Approver)، مشارکت‌کننده (C-Contributor) و مطلع (I-Informed) است.

همکاری به سازمان‌ها و تیم‌ها اجازه می‌دهد تا کارهای بیشتری را سریعتر انجام دهند. با رشد سازمان‌ها، فرآیند تصمیم گیری نیز پیچیده‌تر می‌شود. در حوزه‌های مختلف از جمله بازاریابی و تولید محصول رهبران و مدیران کسب و کار دائماً با چالش تصمیم‌گیری مواجه می‌شوند.

چالش‌هایی مانند مسائل پیچیده‌ای که نمی‌توانند به طور کامل درک شوند. نداشتن زمان کافی برای جمع آوری اطلاعات، توافق نکردن در مورد بهترین راه حل، یا ناتوانی در درک یک جایگزین. چارچوب تصمیم گیری DACI یکی از سیستم‌های بهبود فرآیند است که برای تسهیل و سرعت‌بخشی به نحوه تصمیم‌گیری یک گروه یا تیم استفاده می‌شود.

تعریف چارچوب تصمیم گیری DACI

چارچوب تصمیم گیری DACI سیستمی است که شرکت نرم‌افزاری Intuit در ابتدا در دهه ۱۹۸۰ توسعه داد. چارچوب DACI برگرفته از RACI، به سازمان‌ها یا تیم‌های پروژه اجازه می‌دهد تا هنگام تصمیم‌گیری، مسئولیت‌ها یا مشاغل تک تک اعضا را تعیین کنند و نمایش دهند.

این چارچوب به شکل یک ساختار ماتریسی است و در مواقعی که تصمیم‌گیری سخت و دشوار است (مانند توسعه محصول) استفاده می‌شود. مدل DACI یک سیستم موثر برای رفع سردرگمی تصمیم‌گیری است. این یک مخفف است که در آن هر حرف مخفف یک نقش خاص است که باید هر زمان که یک گروه نیاز به هماهنگی و تصمیم‌گیری دارد وجود داشته باشد.

نقش‌های DACI

چارچوب تصمیم گیری DACI یک ابزار مدیریتی است که اطمینان می‌دهد همه افراد درگیر می‌دانند چه کسی برای یک کار یا عملکرد خاص تصمیم می‌گیرد. این به وضوح مشخص می‌کند که چه کسی باید در تصمیم‌گیری‌های خاص مشارکت داشته باشد و چگونه آنها باید مشارکت داشته باشند.

راهبر (D-Driver)

راهبر یا راننده از ابتدا تا انتها بر کل پروژه نظارت دارد. این معمولاً رهبر پروژه یا مدیر پروژه است. راهبران، فرآیند تصمیم‌گیری را به جلو می‌برند و اطمینان می‌دهند که افراد مناسب بدون اینکه خودشان در هر موقعیتی تصمیم بگیرند، در فرآیند تصمیم‌گیری مشارکت دارند.

راهبران جدول زمانی تصمیم گیری را تعیین می‌کنند و اطمینان می‌دهند که فعالیت‌های تیم طبق برنامه انجام می‌شود. آنها با کارشناسان موضوع هماهنگ می‌کنند و جلسات پروژه را اجرا می‌کنند. راهبران ایده‌ها را جمع‌آوری و توزیع می‌کنند، وظایف را تعیین می‌کنند و پیشرفت پروژه را پیگیری می‌کنند. راهبران همچنین هر یک از اعضای تیم را مدیریت کرده و از روند مستندسازی اطمینان حاصل می‌کنند. راهبر یا راننده مسئول هدایت تصمیم به نتیجه است.

تصویب کننده (A-Approver)

تاییدکننده فرد (یا افرادی) است که تصمیم نهایی را می‌گیرد. تایید کننده در مورد یک جنبه معین از یک پروژه حرف آخر را می‌زند. برخی از سازمان‌ها بیش از یک تاییدکننده دارند، اما بهتر است تائیدکننده‌ها را به حداقل برسانید تا تیم‌ها به طور کامل به مزایای سادگی و سرعت مدل DACI پی ببرند.

یکی دیگر از مزایای این چارچوب تصمیم‌گیری این است که نقش یک تایید کننده به خوبی عمل می‌کند زیرا آنها در فرآیند عملی غوطه ور نیستند و به آنها امکان می‌دهد در انتخاب خود عینی‌تر باشند.

مشارکت‌کننده (C-Contributor)

مشارکت‌کننده فرد (یا افرادی) است که به دلیل دانش یا تخصص خود در تصمیم‌گیری تأثیر می‌گذارند. آنها به اطلاع‌رسانی فرآیند و بهبود تصمیم نهایی کمک می‌کنند. آنها به عنوان مشاور راهبران و تاییدکنندگان با ارائه نظرات یا امتیازات منحصر به فرد خود برای کمک به تصمیم گیری عمل می‌کنند. راهبران (رانندگان) مسئول انتخاب مشارکت‌کنندگان هستند.

آنها همچنین نحوه ادغام مشارکت کنندگان در فرآیند و همچنین نحوه استفاده از دانش یا تخصص ارائه شده توسط مشارکت‌کنندگان را تعیین می‌کنند. وقتی درباره بازاریابی محتوایی صحبت می‌کنیم، مشارکت‌کننده‌ها می‌توانند تمامی افراد حاضر در تیم باشند.

مطلع (I-Informed)

افرادی که مستقیماً درگیر پروژه نیستند و هیچ اختیاری در تصمیم‌گیری ندارند، ممکن است بخواهند یا نیاز داشته باشند که در مورد این فرآیند مطلع شوند. آنها به‌روزرسانی‌هایی در مورد پیشرفت پروژه می‌خواهند، زیرا ممکن است روی کار آنها تأثیر بگذارد.

شرکت‌کنندگان آگاه می‌توانند تیم‌هایی از سایر واحدهای تجاری باشند که بسته به وضعیت پروژه اصلی نیاز به برنامه‌ریزی و تخصیص منابع دارند. این گروه معمولا ایمیل‌ها و سایر به روزرسانی‌ها را از راهبر پروژه دریافت می‌کند.

اثربخشی مدل چارچوب تصمیم گیری DACI

بدون فرآیند تصمیم‌گیری روشن، پروژه‌ها می‌توانند کند یا حتی متوقف شوند. چارچوب DACI در شرایطی مفید است که یک تصمیم بر گروه‌های مختلف افراد در تیم‌ها و واحدهای تجاری مختلف تأثیر می‌گذارد. این فرآیند زمینه‌ای فراهم می‌کند تا مردم بدانند چرا تصمیم گرفته شده است.

اسناد برای هر کسی که نیاز به به روز رسانی در مورد تصمیمات گرفته شده است در دسترس است، بنابراین آنها سریعتر وارد قطار می‌شوند. مزایای دیگر چارچوب تصمیم گیری DACI عبارتند از:

• از بین بردن اصطکاک و سردرگمی با دادن اختیار کامل بر جنبه‌های خاص تصمیم‌گیری به یک فرد خاص
• نشان دادن هر جنبه‌ای از تصمیم‌گیری با نقشی خاص
• رفع مسئولیت جمعی و اصلاح عدم تعادل تیم با دادن اختیار به یک فرد یا نقش
• از بین بردن اختلافات احتمالی و تسریع در تصمیم‌گیری

نحوه پیاده سازی چارچوب تصمیم گیری DACI

چارچوب DACI می تواند یک تیم را گرد هم بیاورد و سطح بالاتری از تصمیم‌گیری مشترک را امکان‌پذیر کند. همه اعضا در همان ابتدا توافق دارند که افراد خاصی مسئولیت‌های خاصی را بر عهده خواهند داشت. از این طریق احتمال درگیری را از بین می برند. مدیران محصول DACI را به ویژه در پیشبرد پروژه در جبهه‌های مختلف مفید می‌دانند. تصمیم گیری یک نقطه حیاتی در پیشبرد یک محصول جدید و در کل فرآیند توسعه است.

در اینجا مراحل لازم برای اجرای DACI وجود دارد:

• یک راهبر برای پروژه کلی تعیین کنید که مسئول اجرای بخش عملی پروژه خواهد بود.
• پروژه را به سطوح کار با تایید کننده و مشارکت کننده خود برای هر سطح تقسیم کنید.
• گردش کار را با ایجاد برنامه اقدام توسط راهبر تعریف کنید.
• برنامه را اجرا کنید و هر کار را با آگاهی بقیه اعضای تیم انجام دهید.
• پس از تکمیل کار و رسیدن به نقطه تصمیم، اجازه دهید تا تایید کننده تماس نهایی را انجام دهد.
• به کلیه ذینفعان متعلق به گروه آگاه اطلاع دهید.

*اگر پروژه به اندازه کافی بزرگ یا پیچیده باشد، ممکن است لازم باشد برای هر سطح وظیفه یک راهبر متفاوت اختصاص دهید.

مزیت استفاده از چارچوب تصمیم گیری DACI

در برخی از سازمان ها، نمودار RACI برای اطمینان از اینکه چه کسی مسئول انجام وظایف خاص است کافی است. هنگامی که یک گروه یک نمودار RACI را تکمیل می‌کند، مدیر پروژه یا مدیر محصول وظایف را مشخص می‌کند. اینکه چه کسی مسئول کدام وظایف است و چه کسی در تکمیل یک فعالیت شرکت می‌کند.

با این حال، زمانی که موضوع بیشتر در مورد تصمیم‌گیری است تا مسئولیت، نمودار DACI وضوح بیشتری را ارائه می‌دهد. اگرچه افراد متعددی می‌توانند مسئول باشند، اما DACI در مورد اینکه چه کسی مسئول است، چه کسی باید تایید کند و چه کسی می‌تواند دیدگاه آنها را بیان کند، شفاف‌سازی می‌کند.

مثال استفاده از چارچوب تصمیم گیری DACI در پروژه راه اندازی یک وب سایت

در زمان راه اندازی یک وب سایت جدید، افرادی یا تیم‌هایی با تخصص‌های مختلف در کنار هم قرار می‌گیرند. انها براساس مهارت‌های خود فازهای مختلف پروژه را جلو می‌برند. فازهای اجرایی در یک پروژه طراحی وب سایت براساس اینکه وسعت و ابعاد وبسایت به چه اندازه است، متفاوت می‌شود. از طرفی اینکه پروژه برون‌سپاری شده یا در داخل مجموعه اجرا می‌شود نیز بر تنظیم نقش‌ها و مسئولیت‌های اثر می‌گذارد.

اما با فرض اینکه پروژه سایت جدید در داخل شرکت انجام می‌شود و ابعاد آن بزرگتر از یک سایت معرفی محصول و خدمت نیست می‌توان ماتریس بالا را براساس مدل DACI در نظر گرفت.

فازهای این پروژه فرضی را می‌توان براساس مدل زیر در نظر گرفت:

• جمع‌آوری نیازمندی‌ها
• طراحی گرافیکی و ورود اطلاعات
• کدنویسی و تنظیمات هاست
• آغاز کمپین‌های بازاریابی وب
• انجام تست (مثلا تست فروش آنلاین)
• فشار به سمت تولید

به عنوان مثال در فاز جمع‌آوری نیازمندی‌ها و اطلاعات مالک محصول ( Business owner ) به همراه طراح وب (Web designer)و توسعه‌دهنده نرم‌افزار (Software developer) نقش مشارکت‌کننده را ایفا می‌کنند. آنها باید براساس نیازمندی‌های مطرح شده، ساختار محتوایی وب سایت را طراحی کنند و اطلاعات مورد نیاز برای هر بخش را جمع‌آوری کنند.

طراحی وایرفریم و چارچوب نهایی UX و UI در این مرحله انجام می‌شود. در حالت عادی فرد هماهنگ‌کننده از تیم بازاریابی نقش مطلع ایفا می‌کند. اما بسته به وسعت و اندازه تیم، گاهی تیم بازاریابی هم نقش مشارکت‌کننده هم می‌پذیرد.

تحلیل‌گر کسب‌وکار ( Business analyst) در این مرحله نقش راهبر را ایفا می‌کند و مدیر پروژه هم در نقش تاییدکننده ظاهر می‌شود.